Artykuły

Przewodnik zgodny z WCAG i ustawą o dostępności cyfrowej

W erze cyfrowej odpowiedzialna komunikacja oznacza tworzenie treści dostępnych dla wszystkich. Dotyczy to także dokumentów tekstowych – takich jak PDF, DOCX, ODT czy RTF – które często są kluczowym nośnikiem informacji w urzędach, firmach i organizacjach społecznych.

Dostępność dokumentów to nie tylko zgodność z przepisami, ale też wyraz szacunku do odbiorców z różnymi potrzebami – osób niewidomych, słabowidzących, seniorów, osób z trudnościami poznawczymi czy korzystających z czytników ekranu.

Poniżej przedstawiamy kluczowe zasady, które pomogą przygotować dokumenty zgodne z WCAG 2.1, PDF/UA i ustawą o dostępności cyfrowej.

1. Poprawna struktura dokumentu

• Używaj stylów nagłówków (Nagłówek 1, 2 itd.) zamiast zmiany rozmiaru czcionki.
• Zadbaj o logiczny porządek treści – np. spis treści, wstęp, sekcje, podsumowanie.
• Unikaj pustych wierszy i spacji w celu uzyskania odstępów – stosuj style formatowania.

Dzięki temu użytkownicy czytników ekranu mogą wygodnie nawigować po dokumencie.

2. Prosty, zrozumiały język

• Używaj prostego i konkretnego języka.
• Rozwijaj wszystkie skróty i akronimy przy pierwszym użyciu, np. WCAG (Wytyczne dla dostępności treści internetowych).
• Unikaj zdań wielokrotnie złożonych i języka urzędniczego.
• Stosuj konkretne komunikaty i wyjaśniaj pojęcia techniczne, jeśli są konieczne.

3. Kontrast i sposób przekazywania informacji

• Tekst musi mieć kontrast co najmniej 4.5:1 względem tła.
• Nie opieraj się wyłącznie na kolorze – np. zamiast oznaczenia czerwonym kolorem „niespełnione”, dodaj tekstowy opis: „Niespełnione (kolor czerwony)”.
• Nie wystarczą same znaki graficzne (✓, ✗, ●) – zawsze dodaj opis słowny, np. „spełnione” lub „brak danych”.

4. Tabele i listy

• Tabele stosuj tylko do przedstawienia danych, nie do układu treści.
• W tabelach oznacz nagłówki kolumn i wierszy.
• Używaj automatycznych list numerowanych i wypunktowanych – unikaj tworzenia ich ręcznie.

5. Opisy alternatywne dla grafik

• Każdy obrazek, zdjęcie, infografika, wykres itp. musi mieć tekst alternatywny (alt text).
• Opis powinien przekazywać sens graficzny elementu, np. „Wykres przedstawiający wzrost liczby użytkowników w latach 2020–2024”.
• Jeśli grafika jest tylko ozdobna – oznacz ją jako dekoracyjną, aby czytnik ją pominął.

6. Formularze i pola do wypełnienia

• Nie stosuj kropek jako miejsc do uzupełnienia danych (np. Imię i nazwisko: ……………).
• Zamiast tego używaj aktywnych pól formularza, które można wypełnić na komputerze.
• Nazwy pól muszą być zrozumiałe i jednoznaczne. Przykład:
  [Imię i nazwisko] [Data urodzenia]
[Adres e-mail] [Podpis (data i miejsce)]


• Upewnij się, że użytkownik może poruszać się po formularzu klawiszem Tab.

7. Tworzenie poprawnych plików PDF

• Nie „drukuj do PDF”, tylko użyj funkcji eksportuj jako PDF z zachowaniem znaczników dostępności.
• Plik PDF powinien zawierać:
  • Znaczniki struktury (nagłówki, listy, tabele),
  • Tekst alternatywny do grafik,
  • Możliwość zaznaczania i odczytu tekstu,
  • Spójny porządek odczytu.

Najlepiej, jeśli dokument spełnia standard PDF/UA (Universal Accessibility).

8. Testowanie dokumentu

• Skorzystaj z narzędzi automatycznych (np. „Sprawdź dostępność” w MS Word).
• Sprawdź kontrasty za pomocą narzędzi online (np. WebAIM Contrast Checker).
• Przetestuj plik w czytniku ekranu (np. NVDA – darmowy, Windows).
• Jeśli to możliwe – skonsultuj dokument z osobą z niepełnosprawnością.

Podsumowanie

Dostępność dokumentów to nie tylko wymóg – to dobra praktyka i inwestycja w lepszy kontakt z odbiorcą.
Zarówno formularz zgłoszeniowy, jak i raport, broszura czy regulamin powinny być zrozumiałe, przejrzyste i możliwe do odczytania przez każdego.

Tworząc dokumenty dostępne, dajemy realny dostęp do informacji, wzmacniamy zaufanie i pokazujemy, że dostępność to wartość, a nie obowiązek.

Maciej Budzisz

Ekspert ds. dostępności cyfrowej z 5-letnim doświadczeniem, mający na koncie ponad 500 audytów stron i aplikacji mobilnych. Jest absolwentem Akademii Morskiej w Gdyni. Poza pracą profesjonalną, jest pasjonatem sportu i psychologii, co przekłada się na jego funkcję prezesa Stowarzyszenia Aktywne Kosakowo. Jego zrozumienie technicznych i ludzkich aspektów dostępności pochodzi z połączenia wiedzy zawodowej z zainteresowaniami osobistymi.